Fehler 1: Fluginformationen nicht aktuell halten
Flugverspätungen ändern sich ständig. Erreicht diese Information das Transferteam nicht sofort, wartet der Fahrer umsonst oder der Patient wird nicht abgeholt. Sie brauchen einen Eintrag, der sich live aktualisiert, keine statische Notiz.
Fehler 2: Koordination, die von einer Person abhängt
Liegt die gesamte Transferplanung im Gedächtnis oder auf dem Handy eines einzigen Koordinators, bricht das System zusammen, sobald diese Person im Urlaub oder beschäftigt ist. Informationen sollten dem System gehören, nicht einer Person.
Fehler 3: Überschneidungen von Hotel- und Klinikzeiten
Werden Transferzeiten nicht zusammen mit den Terminen in der Klinik geplant, wartet der Patient entweder zu früh oder kommt zu spät zum Termin. Termine und Transfers sollten im selben Kalender erscheinen.
Fehler 4: Kommunikation mit Fahrern, die weder schriftlich noch nachvollziehbar ist
Mündliche oder schriftliche Anweisungen über WhatsApp können verloren gehen oder missverstanden werden. Was ein Fahrer sieht, sollte eine klare Aufgabenliste nur zu seiner eigenen Arbeit sein.
Fehler 5: Keine Rückmeldeschleife
Erfährt das Klinikteam nicht sofort, dass ein Transfer beendet ist, verzögern sich die nächsten Schritte (Empfang des Patienten, Registrierung). Das zuständige Team sollte automatisch informiert werden, sobald ein Schritt erledigt ist.