Die Größe, bei der Excel wirklich gut funktioniert
Für eine Klinik mit wenigen Patienten im Monat reicht Excel (oder Google Sheets) völlig aus: Es ist günstig, jeder kann es bedienen, und es ist flexibel. Das Problem ist nicht Excel selbst. Das Problem ist der Koordinationsaufwand, der mit der Klinik wächst.
Warnzeichen
Achten Sie auf diese Zeichen: Oft fällt die Frage „Welche Datei ist die aktuelle?“, dieselbe Information wird an mehreren Stellen unterschiedlich geführt, und wenn jemand im Team im Urlaub ist, kommt man schwer an Informationen. All das zeigt, dass der Ablauf für Tabellen zu komplex geworden ist.
Die versteckten Kosten: Koordinationszeit
In Excel-basierten Abläufen liegen die eigentlichen Kosten nicht in der Datei. Es ist die Zeit, die Teams mit dem Prüfen von Informationen, mit Rückfragen und mit dem Korrigieren von Fehlern verbringen. Diese Zeit wächst unbemerkt mit der Zahl der Patienten.
So wählen Sie den richtigen Zeitpunkt für den Umstieg
Als Faustregel gilt: Wenn mehr als ein Team gleichzeitig am selben Patienten arbeitet, wenn Sie Dutzende Patienten im Monat betreuen oder wenn Beschwerden über Fehler und Verzögerungen regelmäßig geworden sind, ist der richtige Zeitpunkt für ein professionelles System gekommen.
Umsteigen heißt nicht, bei null anzufangen
Ihre bestehenden Excel-Daten können in das neue System übernommen werden. Der Umstieg wird Schritt für Schritt geplant, nicht über Nacht, und ohne Ihren Tagesbetrieb zu stören. Wichtig ist, nicht zu lange zu warten.