Hata 1: Uçuş bilgisinin güncel takip edilmemesi
Uçuş rötarları anlık değişir; bu bilgi transfer ekibine anında ulaşmazsa şoför boş yere bekler ya da hasta karşılanmadan kalır. Statik bir not yerine canlı güncellenen bir kayıt gerekir.
Hata 2: Tek kişiye bağımlı koordinasyon
Tüm transfer planlaması tek bir koordinatörün hafızasında ya da telefonundaysa, o kişi izinliyken ya da meşgulken sistem çöker. Bilgi bir kişiye değil, sisteme ait olmalı.
Hata 3: Otel ve klinik saatlerinin çakışması
Transfer saatleri klinik randevu saatleriyle senkronize planlanmazsa hasta ya erken bekler ya da randevusuna geç kalır. Randevu ve transfer aynı takvimde görünmeli.
Hata 4: Şoförle yazılı, izlenebilir olmayan iletişim
WhatsApp üzerinden verilen sözlü/yazılı talimatlar kaybolabilir ya da yanlış anlaşılabilir. Şoförün göreceği bilgi, sadece kendi işiyle ilgili net bir görev listesi şeklinde olmalı.
Hata 5: Geri bildirim döngüsünün olmaması
Transfer tamamlandığında bu bilginin klinik ekibine anında ulaşmaması, sonraki adımların (karşılama, kayıt) gecikmesine yol açar. Her adım tamamlandığında ilgili ekip otomatik olarak haberdar olmalı.