Excel'in gerçekten iyi çalıştığı ölçek
Ayda birkaç hasta ağırlayan bir klinik için Excel (ya da Google Sheets) gayet yeterlidir: düşük maliyetlidir, herkes kullanmayı bilir, esnektir. Sorun Excel'in kendisinde değil, ölçek büyüdükçe ortaya çıkan koordinasyon yükündedir.
Uyarı işaretleri
"Hangi dosya güncel?" sorusunun sık sorulması, aynı bilginin birden fazla yerde farklı şekilde tutulması, bir ekip üyesinin izinli olduğu günlerde bilgiye erişimin zorlaşması: bunların hepsi, sürecin artık tablolar için fazla karmaşık hale geldiğinin işaretleridir.
Gizli maliyet: koordinasyon zamanı
Excel tabanlı süreçlerde asıl maliyet dosyanın kendisinde değil, ekiplerin bilgiyi doğrulamak, birbirine sormak ve hataları düzeltmek için harcadığı zamandadır. Bu zaman, hasta sayısı arttıkça görünmez şekilde büyür.
Geçiş kararını nasıl zamanlarsınız
Genel bir kural olarak; birden fazla ekip aynı hasta üzerinde eş zamanlı çalışıyorsa, hasta sayısı ayda onlarca seviyeye ulaştıysa ya da hata/gecikme şikayetleri düzenli hale geldiyse, kurumsal bir sisteme geçiş için doğru zaman gelmiş demektir.
Geçiş, sıfırdan başlamak anlamına gelmez
Mevcut Excel kayıtlarınız yeni sisteme aktarılabilir; süreç bir gecede değil, kademeli ve mevcut operasyonu aksatmadan planlanır. Önemli olan doğru anı geç bırakmamaktır.